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進銷存軟件在企業(yè)中的應用
發(fā)布時間：2009-04-21 來源：易特軟件 編輯：進銷存軟件
在西方工業(yè)發(fā)達國家，向流程型的管理轉(zhuǎn)變已經(jīng)基本完成。但在國內(nèi)，職能型的管理與企業(yè)架構(gòu)基本上都是蘇聯(lián)的模式，向流程型轉(zhuǎn)變有一定的難度。“進銷存”作為一種過渡的管理模式，把一些功能點用流程的方式串接起來，為中國企業(yè)實現(xiàn)向流程型管理轉(zhuǎn)變起到相當重要的作用。 “進銷存”是ERP軟件的核心，主要包含采購、銷售和庫存三部分。“進銷存”為ERP提供了很多基礎信息，如果沒有“進銷存”這一部分，就不可能實現(xiàn)ERP，也不可能進行電子商務活動 。 在國外，很多企業(yè)在實施ERP軟件時，往往先實施財務模塊。而在中國，大多數(shù)企業(yè)更關(guān)注物流管理，因而往往首 先實施“進銷存”模塊。而企業(yè)在實現(xiàn) “進銷存”管理之后，很快就會感覺到它的局限性，進而實施財務管理。從廣義來講，“進銷存”也應該包括財務管理這部分。目前，很多企業(yè)在實施“進銷存”時都會加上財務管理， “進銷存 財務”的結(jié)構(gòu)，構(gòu)成了企業(yè)信息化的初步管理系統(tǒng)。 內(nèi)部物流管理的核心 絕大多數(shù)的企業(yè)活動都體現(xiàn)在“進銷存”模塊里面，因而“進銷存” 模塊在 ERP中占據(jù)核心地位。即使企業(yè)買了一個完整的ERP軟件，每個模塊的實施也有主次輕重之分。一般來說第一個級別就是 “進銷存”，然后是財務，其它模塊圍繞著這幾個模塊進行拓展。 國能富港公司總工程師王環(huán)認為，“進銷存”首先為ERP奠定了基礎，而后又為電子商務奠定了基礎。很多分銷系統(tǒng)都是通過互聯(lián)網(wǎng)下訂單。比如網(wǎng)上訂書，書店內(nèi)部也要有一套“進銷存”軟件。如果有客戶在網(wǎng)上訂書，在這個訂單下達之前系統(tǒng)要自動檢索有沒有貨物，有貨物才可能下定單。如果企業(yè)沒有“進銷存”軟件，就不可能實現(xiàn)電子商務。所以“進銷存”軟件的基礎地位不容忽視。 企業(yè)一方面要管理實物，另一方面方面要管理資金。“進銷存”管理軟件只是信息化管理的第一步。由于企業(yè)的資金緊張等原因，很多企業(yè)實施“進銷存”管理 軟件往往用來解決企業(yè)最迫切問題。不過，企業(yè)單獨使用了“進銷存”軟件之后，常常會發(fā)現(xiàn)它的功能并不能滿足需求，因為“進銷存”軟件只是對實物數(shù)量（企業(yè)內(nèi)部的物流）進行管理，并沒有與財務軟件相連，并沒有與資金流相貫通。企業(yè)在管理好內(nèi)部物流之后就會有進一步對資金流的管理需求。這樣，第二步企業(yè)就希望把“進銷存”軟件與財務軟件進行連接。很多企業(yè)實施“進銷存”時常把 “進銷存”與財務軟件一同投入使用。 神州數(shù)碼電子商務事業(yè)部ERP高級咨詢顧問信彤波認為， “進銷存”比較局限的一面還在于它沒有計劃的概念。采購計劃與銷售預測都是有依據(jù)的。采購計劃是根據(jù)生產(chǎn)計劃來制定的，而拋開生產(chǎn)計劃的環(huán)節(jié)，采購計劃做起來比較難，單純的“進銷存”軟件在應用采購計劃與銷售預測的時候有一種水找不到源頭的感覺。 因而，單純的“進銷存”軟件是有一定的局限性的。 大體來看， “進銷存”軟件最適合流通型的企業(yè)。流通型企業(yè)因為沒有生產(chǎn)環(huán)節(jié)，就是“進銷存”加財務。對于制造型企業(yè)也很適用的，只是對于生產(chǎn)型企業(yè)缺少生產(chǎn)這一部分，而沒有生產(chǎn)這個環(huán)節(jié)這個信息系統(tǒng)就不完整。而對于服務型企業(yè)，可能使用單純的“進銷存”管理效果就要差一些。 決策者的指南針 “進銷存”軟件管理采購、銷售與庫存三個部分連通起來的流程鏈。管理者首先對庫存的情況比較了解，有多少庫存，占用多少資金。哪些物料已經(jīng)買入，就不能再買進，哪些產(chǎn)品積壓了，要想辦法銷售出去。從前沒有使用“進銷 存”軟件時，信息不是很靈通，企業(yè)為了滿足生產(chǎn)，很早就把物料采購進來，采購提前期比較長，資金占用的時間也就比較長。而使用“進銷存”軟件，就能夠以最短的時間采購。在銷售方面減少了拖期交貨的情況。比如在接訂單時，對庫存情況不了解，沒有生產(chǎn)出產(chǎn)品而接下訂單，這樣延期交貨就不可避免。如果企業(yè)對自己的庫存很清楚，對于何時交貨就有把握，交貨期也可以相對確定得準確一些。 一般建廠時間長，規(guī)模比較大的工業(yè)企業(yè)，庫存積壓特別多。倉庫大，物料多，庫存積壓是一個老大難的問題，管理者換了幾次，幾十年的賬算不清楚。庫存占用了企業(yè)相當多的資金。而利用“進銷存”軟件，所有的物料數(shù)據(jù)保存在計算機里面，可以實時查詢，領(lǐng)導就可以從宏觀的角度控制庫存的數(shù)量。 “進銷存”為企業(yè)領(lǐng)導 者提供了有力的決策支持。國能富港公司開發(fā)二部經(jīng)理康貴明講到為一個企業(yè) 用戶——湖北京山機械廠實施ERP，廠長收獲頗 多的一個例子。 他的第一個收獲是采購企業(yè)需求的物料。以前物資科管理比較混亂，某種物料廠家已經(jīng)不用了，而某些采購人員為了得到回扣，把廠家生產(chǎn)已經(jīng)不需要的產(chǎn)品購買回來。一方面是資金的浪費，另一方面造成原材料的積壓。在使用“進銷存”軟件之后，廠長可以看到排產(chǎn)之后，哪些原材料需要采購，哪些材料不需要采購。通過把生產(chǎn)計劃與庫存情況相加得出的物料需求量，和采購員實際采購量對比，廠長發(fā)現(xiàn)有兩個采購員采購了企業(yè)庫存已經(jīng)有，而且并不需要的物料。這兩個采購員受到了下崗的處罰，而如果沒有這套系統(tǒng)，廠長就很難發(fā)現(xiàn)這樣的問題。 第二解決了庫存積壓的問題。國能富港的軟件提供了一個呆滯材料管理的功能。系統(tǒng)可以分析庫存中的幾百萬種庫存材料，有些材料購買了幾年也一直沒有使用。手工統(tǒng)計可能要花相當長的時間：查賬本，確定采購時間。而使用ERP軟件，工作人員只要把庫存的相應的歷史單據(jù)輸入進去，軟件就可以分析出某種產(chǎn)品在倉庫中已經(jīng)呆滯了多長時間。如果呆滯時間超出一定界限，企業(yè)就要考慮：一種情況是物料的質(zhì)量有問題，一直沒有使用；另一種情況就是購入后在 生產(chǎn)中已經(jīng)不使用這種材料了。企業(yè)可以低價把積壓的庫存產(chǎn)品處理掉，以便得到這部分流動資金， 第三是銷售管理到最終用戶。湖北京山機械廠原來的銷售方式是面對銷售員，廠里面有幾十個銷售員，廠家先把產(chǎn)品買給銷售員，然后銷售員再把產(chǎn)品出售給最終用戶。廠家只是對銷售員進行管理。這種模式下就存在一個問題：銷售員把產(chǎn)品提走，廠家代銷售員開發(fā)票，銷售員可能從廠家那里開一個比他實際售出的價格更低的發(fā)票。使用“進銷存”軟件，就可以實現(xiàn)二級管理。一個是對銷售員的管理，統(tǒng)計銷售員售出多少產(chǎn)品，另一個是針對銷售員下面的每一個客戶。通過銷售模塊就可以把銷售員與客戶的管理集中起來，可以知道每一個銷售員出售了多少產(chǎn)品，以什么價位銷售出去的。產(chǎn)品銷售給用戶時會有一個用戶跟蹤卡，管理者可以通過抽樣調(diào)查，查出違記的銷售員，給予重罰，以利于管理。從前企業(yè)的最終用戶是銷售員，而現(xiàn)在可以管理到最終使用產(chǎn)品的用戶，與他們有了溝通的渠道。企業(yè)在銷售方面 管理的力度就加大了。 在ERP中，信用管理通常作為銷售管理的一部分。信彤波提到銷售資金及時回款問題。領(lǐng)導者都很重視資金流的管理。“進銷存”模塊中如果信用管理應用得很好，開始就會產(chǎn)生很好的效果，初見成效的信用管理，往往能夠減少20%~30%的應收賬。 “進銷存”軟件使企業(yè)的實物帳算得明白，供應鏈管理得到加強 。對供應商的管理是比較重要的一環(huán)，企業(yè)就可以選擇質(zhì)優(yōu)價廉而且供貨及時的供應商；而對于客戶管理，就可以知道哪些客戶在產(chǎn)品到位后回款比較快。 “進銷存”的力量 盡管在使用“進銷存”軟件之初，會有很多業(yè)務人員感覺到比較麻煩。首先 是用戶要熟悉這套軟件；其次是軟件規(guī)范了原來的工作流程；還有可能手工記錄與計算機記錄并行。最初往往加大了業(yè)務人員的工作量，而實際上用起來之后是很方便的。 首先是信息共享。信息共享帶來的好處是很直接的。比如銷售庫存查詢。業(yè)務員接到一個訂單，可能本地沒有貨，而在附近的其它地區(qū)很可能有。通過系統(tǒng)的查詢得到這個信息以后，業(yè)務員就可以調(diào)撥商品。而沒有“進銷存”系統(tǒng)，業(yè)務員就要打電話到各地去問。這種信息共享所帶來的好處是互通有無，方便調(diào)撥產(chǎn)品，不至于造成產(chǎn)品太多的積壓。 信息共享在生產(chǎn)環(huán)節(jié)中也避免了因信息閉塞引起的對同一物料的數(shù)量掌握不同的狀況。生產(chǎn)部門的車間計劃員要想了解某種原料有多少，通常是問車間的材料員。車間的材料員對庫存有一個大概的估算，可能會說，目前這種原料大概不夠。計劃員再打電話給倉庫保管員，而倉庫保管員可能會說，倉庫里還有很多。而與此同時，車間班長有可能打電話給采購員，說某種原料沒有了，趕快去采購。對于同樣一個物料的信息每個人往往掌握的情況是不同的。如果有信息系統(tǒng)可供查詢，顯然能夠解決由人的因素引起的差錯。 錄入的效率與準確性得到提高。開發(fā)票時，第一聯(lián)是存根，第二聯(lián)給提貨方（用戶用來提貨），第三聯(lián)給倉庫（倉庫用來登賬），第四聯(lián)給財務（財務做賬）。一個單據(jù)在手工賬上至少要錄入三次，這樣的工作的效率是很低的，而且錯誤率與一次錄入相比提高了三倍。現(xiàn)在一次錄入，多個部門調(diào)用，工作效率提高是顯而易見的。至少一張采購的單據(jù)從采購部門錄入，倉庫保管員只要確認一下就可以了，財務做賬也是確認一下就可以登賬。 “進銷存”涉及到企業(yè)管理很細微的方面，對業(yè)務管理規(guī)范與深度都有影響。無論是從錄入還是從統(tǒng)計來講，工作量越大計算機的優(yōu)勢越明顯。業(yè)務人員從原始單據(jù)錄入到出報表，工作量大大減少了，而且數(shù)據(jù)準確。國能富港的用戶格蘭仕集團在使用“進銷存”系統(tǒng)時，產(chǎn)成品倉庫的保管員非常高興。從前手工單據(jù)的錄入每天最多時是上萬條記錄，每天都要把這些數(shù)據(jù)記錄下來。倉庫保管員進行入庫與出庫管理，用筆記錄手都寫麻了。而更麻煩的是倉庫保管員3天要做一個報表。不僅有登錄過程，還有統(tǒng)計計算過程，還要按照品種、部門、個人等不同的統(tǒng)計方法統(tǒng)計、匯總。使用計算機系統(tǒng)在統(tǒng)計方面有一個明顯的改進。原來倉庫保管員要做一天的工作，現(xiàn)在一個小時就可以做完。每天下班之前的一個小時做報表。而報表只要把基礎數(shù)據(jù)輸入進去，計算機可以隨時統(tǒng)計、匯總，現(xiàn)在可以隨時出報表。所以業(yè)務人員在統(tǒng)計方面的工作量大大減輕。 “進銷存”是企業(yè)實現(xiàn)職能型向流程型管理的一種過渡。在西方工業(yè)發(fā)達國家，向流程型的管理轉(zhuǎn)變已經(jīng)基本完成。但在國內(nèi)，職能型的管理與企業(yè)架構(gòu)基本上都是蘇聯(lián)的模式，向流程型轉(zhuǎn)變有一定的難度。“進銷存”作為一種過渡的管理模式，把一些功能點用流程的方式串接起來，為中國的企業(yè)實現(xiàn)向流程型管理轉(zhuǎn)變起到相當重要的作用。雖然中國大多數(shù)的企業(yè)還是各個部門在管理，而“進銷存”的應用，使得流程型的管理理念逐漸滲透到管理層與職工的思維中。
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